Trong sự phát triển số hoá dữ liệu, sử dụng vi tính và nối mạng, vai trò của các thư viện ở Nhật Bản cũng được nhìn nhận ở mức độ cao hơn. Cụm từ “phương thức quản lý sách, tạp chí” được sử dụng với nghĩa “sao chép mục lục”. Với hình thức nối mạng, việc phân biệt các hệ thống lưu thông xuất bản, hệ thống sách, tạp chí và các hệ thống phức hợp và đơn lẻ trong việc quản lý sách, tạp chí sẽ rất mơ hồ. Vì thế, để giải quyết tình trạng này, cần thiết phải xây dựng một phương thức quản lý sách, tạp chí mới, hiện đại.
Dựa vào việc phát triển số hoá dữ liệu, kết hợp với máy vi tính và nối mạng, vai trò của việc xây dựng thư mục sách trong thư viện sẽ có nhiều sự biến đổi. Các thư viện Nhật Bản phải có phương án như thế nào để đối phó với sự biến đổi đó? Phải chăng giữa các thư viện có liên quan đến kỹ thuật mới cần có sự trao đổi thông tin về hiện trạng môi trường sử dụng dữ liệu số hoá, hoặc cần có các cuộc hội thảo nhằm tìm ra đường lối của phương thức quản lý sách, tạp chí trong tương lai .
1. Hoạt động thư viện với sự phát triển số hoá
a. Sự phát triển về số hoá
Dựa vào kết quả của sự phát triển số hoá dữ liệu mà tiền đề là việc sử dụng Internet kể từ sau những năm 1990, việc xử lý thư mục thư viện trong tương lai được tiếp tục mở rộng và phát triển. Các loại sách điện tử, tạp chí điện tử của các nhà xuất bản hay các cuộc hội thảo tại các trường đại học đều là những dữ liệu là đối tượng xử lý số hoá, có tính phổ cập tại các tổ chức trong và ngoài thư viện mà bước đầu là việc sử dụng Google.
- Tạp chí điện tử, sách điện tử
Tạp chí điện tử được đề cập tới từ nửa sau những năm 1990 và lập tức được phổ cập một cách nhanh chóng. Số lượng tạp chí điện tử do các thư viện các trường đại học quốc lập cung cấp vượt hơn 6.387 loại tạp chí vào năm 2005. Ngay cả các trường đại học tư thì số lượng tạp chí điện tử cũng gia tăng. Các loại tạp chí điện tử và các tạp chí thông thường được được cung cấp dựa vào hợp đồng phê duyệt, đều được nâng cao chất lượng và hướng tới tính sử dụng tiện lợi theo phương pháp tiếp cận lâu dài và được bảo tồn.
Vấn đề số hoá sách lưu thông trên thị trường thế giới được tiến hành trên OCLC và EBRARY… Nhưng ở Nhật Bản thì vẫn chưa được phổ cập. Từ năm 2006 đến 2007, trên thế giới sách điện tử của các hãng tư nhân như Springer, Elsevier bắt đầu được bán ra thị trường và gần đây các nhà xuất bản của các trường Đại học Prinston, Califonia… đã bắt đầu cung cấp những ấn phẩm sách điện tử Amazon. Các loại tạp chí và sách điện tử này đa phần đều được xử lý thư mục theo nguyên tắc hiện đại nhất như đĩa tạp chí, đĩa sách nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác phục vụ trong tương lai .
2. Số hoá dữ liệu trong các cơ quan
Cuối năm 1990, các thư viện ở Nhật Bản được gọi là “thư viện điện tử” đã bắt đầu được tiến hành số hoá các dữ liệu quý. Vấn đề quan trọng trong việc số hoá các dữ liệu này không chỉ dừng lại ở việc lưu hình ảnh đơn thuần mà còn được sao chụp, phục hồi một cách cẩn thận trong và ngoài thư viện. Tuy nhiên, vấn đề sao chép, khôi phục và hình ảnh cần nhiều công sức, thời gian, các cuộc điều tra tuỳ thuộc vào từng trường hợp và tri thức chuyên môn.
Ngày nay việc sử dụng máy vi tính, Internet trong nghiên cứu và giáo dục (cụ thể là các bài luận văn, cơ sở dữ liệu và hình ảnh) đang ở vào thời điểm đầu của hình thức mới là số hoá dữ liệu. Hình thức này cũng là một trong những mục đích chính về việc tiến hành công khai, bảo tồn trong thời gian dài, dữ liệu thu thập không bị mất mát…. Hơn nữa, đối với hình thức cung cấp, phân phối của các nhà xuất bản trong bối cảnh không ngừng nâng cao giá trị sách, tạp chí, cần có sự kết hợp chặt chẽ giữa thư viện với tác giả hay với các nhà nghiên cứu.
Trách nhiệm của thư viện trong vấn đề xử lý nguồn tư liệu này chính là việc công khai rõ ràng các cơ sở dữ liệu và các luận văn của người nghiên cứu dựa vào các trang web cá nhân.Việc quản lý theo hình thức này đã rất có hiệu quả không chỉ với cá nhân người nghiên cứu mà cả với các tổ chức. Quản lý cơ sở dữ liệu theo hình thức số hoá tại các thư viện ở Nhật Bản khiến cho việc tìm kiếm thông tin ngày càng có hiệu quả hơn.
Người sử dụng và sự thay đổi trong phương thức sử dụng
Ở Nhật Bản, số hoá dữ liệu sách, tạp chí phát triển một cách nhanh chóng từ tháng 12 năm 2004. Cùng với việc sử dụng thành thạo máy vi tính và Internet trong ngành giáo dục và nghiên cứu, việc sử dụng thông tin do mang lưới thư viện cung cấp cũng có sự biến đổi to lớn. Liên quan đến việc sử dụng tạp chí học thuật thì có tới 98% các nhà nghiên cứu y học đều lựa chọn tạp chí điện tử chứ không phải là loại tạp chí in ấn. Đối với họ việc sử dụng thông tin trên các trang Web đã trở thành phổ biến. Uỷ ban Nghiên cứu Học thuật Nhật Bản đã tiến hành một cuộc điều tra vào giữa năm 2007 mà đối tượng là các sinh viên cao học, các nhà nghiên cứu của 25 cơ quan, với câu hỏi là “thường sử dụng tạp chí điện tử” hay “thỉnh thoảng mới dùng”. Kết quả cho thấy: trong 2.892 người trả lời có: 95% thuộc hệ khoa học tự nhiên, 68% thuộc hệ khoa học xã hội nhân văn. So với kết quả điều tra được tiến hành thời điểm trước tại Hiệp hội Thư viện các Trường Đại học Quốc lập, việc sử dụng tạp chí điện tử về lĩnh vực nghiên cứu học thuật tại Nhật Bản tăng một cách nhanh chóng.
Theo kết quả điều tra của OCLC tiến hành vào năm 2005 ở 6 nước sử dụng tiếng Anh như Mỹ, Anh, Úc, Canada, Ấn độ và Singapo, đối tượng điều tra là những người sử dụng thông tin ở độ tuổi từ 14 đến 65.Có khoảng gần 34.500 người trả lời với câu hỏi “bạn đã sử dụng trang web như thế nào để tìm kiếm thông tin trong thời gian gần đây?” thì có 90% người sử dụng các thông tin có giá trị do Google cung cấp.
3. Phương thức quản lý sách, tạp chí trong môi trường số hoá
a. Tìm kiếm dữ liệu đa dạng
Để đảm báo tính khả năng đối với hàng loạt các dữ liệu số hoá cần phải xây dựng một phương thức tìm kiếm ở mức độ khác trước. Người sử dụng phương thức tìm kiếm thông thường thì có lẽ muốn sử dụng browser (là một loại thiết bị có khả năng tìm kiếm thông tin). Nhưng khi cơ sở dữ liệu càng lớn thì cần thiết phải có những công cụ tra cứu có khả năng giải quyết các vấn đề cơ bản trong việc xử lý thông tin, các phương pháp tìm kiếm thông tin thật tỷ mỉ. Phần mềm tra cứu dữ liệu hiện tại cũng có những ưu điểm có tính hiệu quả trong việc phát hiện thông tin trên trang web nhưng phần mềm này lại quá nhỏ bé so với nguồn thông tin và các hình thức nội dung có vai trò trong học thuật. Cơ cấu của việc tìm kiếm thông tin chính là kích cỡ và tỷ lệ tăng trưởng, sau đó là phải đáp ứng được tính đa dạng của vấn đề thu thập thông tin. Phương hướng xây dựng cơ cấu mới của việc tìm kiếm thông tin ngày nay được chia ra làm 3 điểm chính.
- Tổ chức hoá dựa theo chủ đề: Sự biến đổi rõ rệt trong vấn đề số hoá dữ liệu đó chính là khả năng tìm kiếm toàn văn chỉ dựa vào các từ đơn hoặc các từ khoá của tập dữ liệu mà trước kia không có. Số hoá dữ liệu còn có khả năng cung cấp các nguồn thông tin mới, phân loại tự động, cố định các tài liệu có liên quan, phân tích theo chủ đề các dữ liệu có số lượng lớn. Phương pháp phân tích nội dung, phân loại tài liệu cho đến bây giờ có thể nói là đều có khả năng tra cứu tài liệu ở mức độ cao nhưng vẫn còn ít nhiều hạn chế về sức lực và tiền bạc. Tổ chức hoá dựa theo các chủ đề là phương án được xem là không thể thiếu và có hiệu quả về phương diện xử lý số lượng dữ liệu lớn.
- Mở rộng vấn đề tổ chức hoá dựa vào các nhà chuyên môn: Tổ chức hoá tri thức được nhân lên một cách rộng rãi bởi sự trưởng thành của hệ thống mục lục thư viện và về phía các nhà cung cấp. Một trong số đó chính là việc nhập các yếu tố có thao tác kỹ thuật cao của các đĩa sách (FRBR). Với phương thức này, người ta trông đợi ở việc có khả năng biểu hiện được mối quan hệ của từng bộ phận hay toàn thể tác phẩm bao gồm cả sự khác biệt đã được sửa đổi trong các lĩnh vực âm nhạc, sách, phim ảnh, kịch…FRBR có thể biểu thị được mối quan hệ trong các kết quả tìm kiếm, cung cấp các đường link cho người tra cứu tài liệu, có thể nhập được nhiều cơ sở dữ liệu trong hệ thống thư viện. Ảnh hưởng của FRBR không những đạt tới cấp độ tìm kiếm ở diện rộng đối với các đĩa sách có khả năng đọc bằng máy và các hoạt động mục lục trong thực tế, nó còn đảm bảo các qui định về mục lục bao gồm việc xây dựng đĩa sách có sử dụng hệ thống FRBR tại thời điểm hiện tại. Ở Nhật Bản hiện nay, hệ thống RDA (Resource Description and Access) cũng đang được chú ý.
- Mở rộng thông tin theo hướng người sử dụng: Sự phản ánh ý kiến của người sử dụng thư viện trong mục hướng dẫn tìm kiếm nguồn thông tin và OPAC tại các thư viện ở Nhật Bản từ trước đến nay đều có giá trị mang tính trung lập. Các thư viện vẫn đang cố gắng xây dựng các dịch vụ có sức hấp dẫn hơn nhằm cung cấp các kỹ năng tìm kiếm thông tin dựa trên mục lục thư viện. Ngoài ra, dựa vào amazon và các hệ thống khác, các thư viện Nhật Bản đang thực thi phương hướng tăng cường và khuyến khích sự đánh giá, phán đoán của người sử dụng đối với nguồn thông tin, cung cấp các hệ thống có khả năng tổng hợp, tham khảo và phân loại mục lục thư liệu.
b. Mối quan hệ tương hỗ giữa GBS và mục lục thư viện - cung cấp Google và OCLC
Vào tháng 5 năm 2008, sự hợp tác giữa GBS và OCLC đã được tiến hành. Nội dung đó được thực hiện ở việc sử dụng đĩa sách World Cat từ GBS và ngược lại, vì những qui định đường link đến GBS từ các đĩa tồn tại trong World Cat nên OCLC thực hiện các thao tác đĩa Marc được số hoá bằng GBS từ các đĩa tồn tại này. GBS không những chỉ dựa vào sứ mệnh Google để có thể đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng, chỉnh lý các thông tin trên thế giới mà còn có thể đưa ra những ý tưởng về kế hoạch với qui mô lớn trong việc nuôi dưỡng tri thức gồm Google Earth và Youtube v.v… Đối với GBS, tính không chính xác của Detameta và chất lượng của scan dần dần hiện ra. Hơn nữa, một số vấn đề được xây dựng dựa theo tác giả hay chủ đề được tra cứu bằng những từ ngữ không chính các cũng không được giải quyết. Các vấn đề này không chỉ nằm trong tổ chức hoá dựa vào việc truy cập Google, mà còn biểu thị sự khó khăn trong việc bảo đảm chất lượng cho việc sử dụng mang tính học thuật. Mối liên kết giữa Google và OCLC được xem là một kết quả khả thi. Tức là, đối với Google, dữ liệu sách trong World Cat đã nâng khả năng tìm kiếm của GBS. Đối với OCLC thông qua World Cat có thể đảm bảo tốt phương pháp tiếp cận toàn văn dữ liệu, hơn hẳn dạng in ấn xa xưa. Mối liên kết này có khả năng đem lại giá trị cho hai phía là rất cao. Mối quan hệ tương hỗ giữa các thư viện và các cơ quan bên ngoài cũng mang lại lợi ích lâu dài và nâng cao tầm quan trọng sau này cho hai bên.
c. Sự khác nhau giữa dữ liệu ở dạng in ấn và dữ liệu ở dạng số hoá
Các khả năng tra cứu mục lục trong trường hợp dữ liệu in ấn và dữ liệu số hoá có lẽ là khác nhau. Để có thể thu thập tài liệu được tham khảo từ nguồn dữ liệu in ấn, thì vấn đề ghi chép các yếu tố của cuốn sách một cách chính xác là không thể thiếu được. Người sử dụng dùng các yếu tố này có thể xác định được sự tồn tại của một ấn phẩm tìm kiếm thông qua nguồn tin trong thư viện hoặc nguồn tin bên ngoài. Cũng vấn đề tìm kiếm ấn phẩm sách hay tạp chí này đối với trường hợp là dữ liệu số hoá, thông qua đường link trực tiếp là có thể tìm được tài liệu cần thiết. Tức là việc truy cập thông tin có thể thay đổi tuỳ thuộc vào đường link. Hơn nữa, việc sao chép lại các yếu tố của sách hay tạp chí cũng không nhất thiết là cần thiết lắm. Trường hợp dữ liệu ở dạng in ấn thì việc ghi chép yếu tố chính xác là cần thiết và tồn tại việc copy. Đó chính là tiền đề làm thoả mãn điều kiện nhất định. Vấn đề ghi chép các yếu tố là sách và tạp chí biểu hiện sự tồn tại việc xuất bản các ấn phẩm mang tính vật lý. Trường hợp dữ liệu ở dạng số hoá khác hẳn với dữ liệu ở dạng in ấn, các dữ liệu có thể tìm kiếm một cách dễ dàng, đảm báo tính chân thực. Các đường link cũng có thể nói là các file mang tính độc lập. Từ các hình thức thể hiện cụ thể có thể thiết định được các nguồn dữ liệu cá biệt. Để đảm bảo các phương pháp tiếp cận đến nguồn dữ liệu số hoá, cùng với sự phân biệt có tính nhất định của nguồn dữ liệu cá biệt hay thống nhất, cần phải đảm bảo tính liên tục của đối tượng biểu thị sự phân biệt đó.Vì thế, để duy trì hiệu quả của mục lục thư viện, cần phải coi trọng sự hợp tác kết hợp giữa các cơ quan bảo trợ và duy trì nguồn dữ liệu số hoá không chỉ giữa các thư viện, các viện bảo tàng, các bảo tàng mỹ thuật…
d. Mục lục thư viện và phương hướng quản lý sách, tạp chí ở thư viện Nhật Bản
Vài năm gần đây, nhiều báo cáo có liên quan đến phương thức quản lý sách, tạp chí hay mục lục thư viện tại các thư viện quốc lập hay thư viện Đại học Nhật Bản đã được công bố. Tại thư viện quốc lập Mỹ, từ tháng 11 năm 2006, “Working group” đã tiến hành hội thảo về phương thức quản lý sách, tạp chí thế kỷ 21. Tháng 1 năm 2008, đã xuất bản Kỷ yếu về cuộc Hội thảo đó. Ở Nhật Bản vào tháng 3 năm 2008, cũng đưa ra những báo cáo có liên quan đến tương lai sau này của NACSIS-CAT.
Điểm chung của các báo cáo nói trên đều nêu lên các phương pháp quản lý và mở rộng nguồn thông tin trên mạng Internet nhằm phục vụ bạn đọc trong xu thế phát triển môi trường số hoá. Để đối ứng với tình hình mức độ sử dụng thư viện hay mục lục thư viện ngày càng giảm đi, thì phương thức quản lý hay phạm vi tư liệu sử dụng trong thư viện được mở rộng hơn bao gồm cả nguồn dữ liệu số hoá ở ngoài thư viện. Hơn nữa, các thư viện cũng tìm mọi cách để cung cấp nhiều phương pháp tiếp cận đến nguồn dữ liệu này. Việc mở rộng phạm vi đối tượng chính là việc gia tăng chi phí cho các hoạt động thư viện và hoạt động phải có hiệu quả. Tính hiệu quả này cần được nâng cao thông qua việc quản lý cơ sở dữ liệu sách, tạp chí. Trong bản báo cáo của Thư viện Quốc lập Úc cũng đề cập đến “bốn chiến lược” trong mục lục hiện đại. Đó chính là làm tốt hơn và hạ giá thành trong việc xử lý mục lục. Đối với vấn đề thời gian cần thiết cho việc ghi chép yếu tố thông tin, cần xem xét lại phương pháp xây dựng nguồn thông tin một cách hệ thống, mục lục chuẩn… Về cơ sở xây dựng các dịch vụ thông tin cũng cần được chỉnh lý lại để nâng cao quyền sử dụng của người đọc. Các dịch vụ thông tin trên các trang web cũng trở thành tiền đề cho động hướng kỹ thuật cao trong tương lai.
Mở rộng phạm vi đối tượng, nâng cao tính hiệu quả và trách nhiệm trong hoạt động thư viện, tiến tới nâng cao quyền lợi của người sử dụng chính là nhiệm vụ cơ bản từ bây giờ của mục lục thư viện. Trong các thư viện ở Nhật Bản, mở rộng và nâng cao hướng tiếp cận đến với các nguồn tư liệu quý hiếm, tăng cường hoạt động có giá trị cao (mục lục, xử lý cơ sở dữ liệu, công khai, số hoá …) đang được coi trọng.
Các thư viện ở Nhật Bản trong bối cảnh nhiều biến đổi to lớn, đã đưa ra nhiều phương án đối với vấn đề số hoá dữ liệu. Để đảm bảo tính chính xác nguồn thông tin (có chiều hướng gia tăng về lượng) các thư viện và các tổ chức có liên quan đang đặt ra nhiều phương hướng hoạt động hiệu quả và thể chế mới như xây dựng cơ sở dữ liệu mang tính cộng đồng, bảo quản và bảo tồn nguồn tư liệu. Trong đó vấn đề số hoá được đặt ra hàng đầu. Các vấn đề còn tồn đọng trong hoạt động thư viện chỉ có thể được giải quyết một cách triệt để khi vấn đề số hoá dữ liệu được ứng dụng rộng rãi trong công tác lưu trữ, quản lý, vận chuyển và khai thác.
TRẦN THỊ HOÀNG MAI
(Viện Nghiên cứu Đông Bắc Á)
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.Sato Gisoku,「現代の図書館」(thư viện hiện đại).「日本図書館協会」(Hiệp hội Thư viện Nhật Bản), Vol.46 No.3, 9-2008
2. http:// www.thongtincongnghe.com
3. http:// www.thuvien.net/news_folder
